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全球海牙认证办理流程及海牙认证证书使用说明(附加拿大和美国海牙认证样本)

分类:官方博客 247

中国已经于2023年3月8日正式加入《取消外国公文书认证要求的公约》(又称《海牙公约》),2023年11月7日已经正式生效实施。现在国内外的领事馆认证代办机构都已经全面转型为海牙认证代办机构。以前每个国家都有华人创办的领事馆认证代办机构,现在都自动开始办理所在国家的海牙认证。比如在加拿大的领事馆认证代办机构现在全面开始办理拿大海牙认证代办业务,美国的原来的领事馆认证代办机构现在也全面开始办理美国文件的海牙认证业务。中国国内有很多海牙认证代办机构号称是代办全球的海牙认证业务,其实是将代办业务转包给国外的海牙认证代办机构,效率和费用都不占优势。国内的客户最好是联系对应国家的海牙认证代办机构。假如需要办理加拿大文件的海牙认证,就应该在网上搜索这样的关键词:“加拿大海牙认证代办机构”。需要办理美国文件的海牙认证,就应该是搜索“美国海牙认证代办机构”

       自从中国加入海牙公约后,涉及中国的国际文件的国际公证认证效率大为加快,极大地方便公司以及个人办理各类跨国使用文件的认证效率,原本办理一份跨国使用的认证文书可能需要一周甚至一个多月的时间,加入公约后将缩减至仅需2-6个工作日即可,整体文件认证时间缩短了数倍,认证的费用也大大降低,原来让海外华人最为头疼的办理起来最艰难的领事馆认证被取消了;相应地海牙认证在中国的推行还简化了跨国企业员工申请签证和工作许可的流程,大概有七成出口相关的商业文件由此获益,因为所有外籍人员在中国申请签证或绿卡,均需要办理无犯罪证明、学历证书、结婚证、出生证等文件的国际认证。

一、什么是海牙认证

       用大白话说,海牙认证就相当于以前领事馆三级认证的前二级。       
       海牙认证是指根据海牙公约对政府签发的公共文书和个人签署的文书的国际认证制度,具体指海牙公约签约国之间无需领事馆认证,就可以相互承认对方国家政府机构认证的文件,也就是对方政府主管部门在该国公文书所做签字、盖章的真实性予以直接认可确认,是一种简化的“认证”。1961年10月5日之前,文书如果需要跨国使用,需要办理领事认证(双认证)手续,文书首先由公证机构公证,再送外交部,最后送使领馆。这一流程需要三次认证,在国外称为三级认证,在中国国内被称为公证加双认证,流程繁琐,耗时较长。
        为了简化认证流程,缩短时间提高效率,1961年在荷兰海牙,通过了《取消外国公文书认证要求的公约》草案,并决定于1965年1月24日正式生效。海牙认证由此而来,此后,文书在成员国流转时,无需领事认证,只需成员国指定政府主管机构认证。

二、海牙认证流程

海牙认证流程:

       准备认证对象文件材料 –> 公证人公证 –> 文件签发国的政府主管机构认证 –> 领取认证文件

各国家/地区海牙认证办理主要流程基本一致,主要差异在于各国家/地区负责办理海牙认证的主管机关不同:

1. 中国内地海牙认证主管机构:中国外交部及外交部授权的各省市外事办公室

2. 中国香港海牙认证主管机构:香港高等法院

3. 中国澳门海牙认证主管机构:澳门法务局

4. 美国海牙认证主管机构:

美国居民个人及州政府出具的文件,由州务卿进行海牙认证

联邦政府出具的文件,则由美国国务院进行海牙认证

5. 英国海牙认证主管机构:英国外交部

        6. 新加坡海牙认证主管机构:新加坡法律学会、海牙认证办公室
        7、加拿大海牙认证主管机构是:加拿大外交部文件认证处、各个省份的省政府文件认证处。
           其他国家的认证主管机构,我们会陆续添加。

三、海牙认证注意事项

1. 香港文书拿到内地使用只需办理律师公证即可,无需走海牙认证,相对更加便捷,具体办理流程如下:

香港公司投资内地,如何办理律师公证?

2. 如需翻译件,可先翻译文件,将副本和翻译件一起公证,再进行海牙认证;或先办理原文文件的公证和海牙认证,到使用国再进行翻译并对翻译件加盖翻译公司印章;部分地区主管机构也可以采用双语或者小语种加签。

3. 费用主要包括公证费用(公证处收取的费用)、认证费用(海牙认证主管机构收取的费用)、翻译费用以及国际快递费用等,各国家地区的收费会有差异,详细可以咨询我们。

       4. 海牙认证文件的有效期问题,大部分证件类的海牙认证文件是长期有效的,无犯罪证明是半年有效期,护照本身就有时限),委托书自身也有时限规定,单身声明书一般是半年有效期,但根据以往的经验,通常使用机构会要求出具近半年的海牙认证文件。在使用中不同机构对认证时间要求不同,较为宽松的,可以出具近一年的海牙认证文件。

四、海牙认证和领事认证的区别

海牙认证和领事认证都是为了实现国内外文书互通的认证制度。两者均仅对文件签发人的签字/盖章进行认证,而不是对文件内容进行认证。但两者有以下区别:

1. 认证流程与时间周期不同

海牙认证仅需主管机关认证,而领事认证经过外交部认证之后还需要经使领馆认证(海牙认证及领事认证均需提前对文书进行公证),海牙认证一般3-6个工作日即可办理好,领事认证需要20个工作日左右。

故相对领事认证,海牙认证流程相对简单、周期短、费用低。

2. 使用范围不同

海牙认证可以在所有海牙成员国及未加入但认可海牙公约的国家中使用,而领事认证只能在办理的目的国一个国家使用。

因此办理文件认证时,如果文件在海牙公约国家之间流转,我们可以选择办理海牙认证;如果涉及一方是非海牙公约国家,则需要办理领事认证。

3. 文件样式不同。

以下是加拿大海牙认证样品:

以下是美国海牙认证样品

   

五、海牙认证的文件范围有哪些

1. 公司文件

公司注册证书、公司营业执照、公司章程、公司会议记录、公司地址证明、公司注册文件、法人资格、合同书、委托书、授权书、声明书、证明书、人士任命书、人士委派书、商标证书、资产证明、资信证明、公司发票、原产地证、报关单、产品证书、产品介绍等。

2. 个人文件

绿卡、护照、成绩单、学学位证书、毕业证书、学历证书、职业资格证书、授权书、委托书、授权书、声明书、邀请函、房产证、出生证、结婚证、结婚许可证、离婚证、离婚判决书、离婚协议、单身证明、单身声明书、判决书、无犯罪记录证明、医院证明、诊断书、亲属关系证明、亲属关系声明书、死亡证明、遗嘱等。

六、加入海牙公约的国家有哪些

以下是最新《取消外国公文书认证要求的公约》缔约国名单(截至2023年10月31日)。

亚洲(22个):

中国、亚美尼亚、阿塞拜疆、巴林、文莱、格鲁吉亚、印度、印尼、以色列、日本、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、蒙古国、阿曼、巴基斯坦、菲律宾、韩国、沙特、新加坡、塔吉克斯坦、土耳其、乌兹别克斯坦

非洲(16个):

博茨瓦纳、布隆迪、佛得角、斯威士兰、莱索托、利比里亚、马拉维、毛里求斯、摩洛哥、纳米比亚、卢旺达、圣多美和普林西比、塞内加尔、塞舌尔、南非、突尼斯

欧洲(44个):

阿尔巴尼亚、安道尔、奥地利、白俄罗斯、比利时、波黑、保加利亚、克罗地亚、塞浦路斯、捷克、丹麦、爱沙尼亚、芬兰、法国、德国、希腊、匈牙利、冰岛、爱尔兰、意大利、拉脱维亚、列支敦士登、立陶宛、卢森堡、马耳他、摩纳哥、黑山、荷兰、北马其顿、挪威、波兰、葡萄牙、摩尔多瓦、罗马尼亚、俄罗斯、圣马力诺、塞尔维亚、斯洛伐克、斯洛文尼亚、西班牙、瑞典、瑞士、乌克兰、英国
北美洲(21个):
安提瓜和巴布达、巴哈马、巴巴多斯、伯利兹、加拿大、哥斯达黎加、多米尼克、多米尼加、萨尔瓦多、格林纳达、危地马拉、洪都拉斯、牙买加、墨西哥、尼加拉瓜、巴拿马、圣基茨和尼维斯、圣卢西亚、圣文森特和格林纳丁斯、特立尼达和多巴哥、美国
南美洲(12个):
阿根廷、玻利维亚、巴西、智利、哥伦比亚、厄瓜多尔、圭亚那、巴拉圭、秘鲁、苏里南、乌拉圭、委内瑞拉
大洋洲(10个):
澳大利亚、库克群岛、斐济、马绍尔群岛、新西兰、纽埃、帕劳、萨摩亚、汤加、瓦努阿图
注1:2024年1月11日,《海牙公约》在加拿大也已经生效,中加之间将已经于当日开始适用《海牙公约》。2024年6月5日,《海牙公约》将对卢旺达生效,中卢之间将于当日开始适用《海牙公约》。
注2:中国与其不承认具有主权国家地位的《海牙公约》成员间不适用《海牙公约》。
注3:中国与印度之间不适用《海牙公约》。
以下是加拿大的几份公证书的样本:
 
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