案例说明:加拿大公司名称一致性声明书办理海牙认证并用于中国
王女士目前常年居住在中国,是一位从事国际投资的企业负责人。她控制的一家注册于加拿大安大略省的公司(以下简称“A公司”),在过往部分商业文件中曾使用其他英文名称(如“B控股有限公司”)及中文译名(如“博达投资有限公司”、“博达控股有限公司”)。
为便于该公司在中国境内办理相关业务,如银行开户、资金汇入、合同备案等,王女士决定出具一份公司名称一致性声明书,明确上述多个英文或中文名称均指同一主体——即“A公司”。
文件情况及内容说明:
2025年7月中旬,王女士以公司法定代表人身份,在加拿大本地律师事务所签署了声明文件。声明内容包括:
“A公司为依法注册于加拿大安大略省的合法公司。该公司在部分商业文件中使用过不同的英文或中文名称,实际均指同一法人实体,即A公司。”
该声明文件经由加拿大持牌律师当场见证签名,并加盖公证章,具备正式法律效力。
认证流程:远程委托,1天完成
由于王女士身在中国,无法亲自办理加拿大本地的后续手续,遂远程委托华译网认证中心协助办理整套海牙认证流程,包括:
文件初审与资料确认
安排律师现场认证与签章
向加拿大安省政府提交海牙认证申请
如有需要,附加中英文解释说明信(Letter of Explanation),以配合中国使用单位审查
将认证完成文件扫描件回传,并安排国际快递邮寄
整个流程从王女士远程授权至获得带有“Apostille 海牙认证章”的正式文件,仅用1个工作日完成,极大节省时间成本。
文件用途与实效:
这份声明书经海牙认证后,已具备国际公证效力,按照《海牙公约》在中国具有法律承认力。文件将被用于:
银行或外汇管理局审查公司背景
投资备案或境外支付申请
出具说明以避免因公司名称不一致引发的审查障碍
通过这份声明,王女士成功避免了因历史文件中名称不一致而被质疑公司的合法性和关联性的问题。
总结:
该案例展示了在国际商务环境中,公司名称使用不统一可能引发实际审查问题。借助专业机构通过远程操作快速完成海牙认证,不仅提高文书的接受度,也为当事人在跨境业务中扫清障碍。
20252762 海牙认证样本 公司名称声明书 发布 pdf